ขั้นตอนการจัดระบบ Systems Approach
ขั้นตอนน่าจะเป็นตัวหลักที่สำคัญของการจัดระบบและคำว่า การจัดระบบ อาจเรียกเป็นอย่างอื่นว่า วิธีการจัดระบบหรือวิธีระบบ ซึ่งตรงกับคำภาษาอังกฤษว่า Systems Approach
วิเคราะห์ระบบ (systems analysis)
เป็นการหาข้อมูลของระบบ หรือการดำเนินงานที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน เพื่อให้ทราบจุดดีจุดด้อย
และสภาพการณ์ทั่วไปก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงหรือจัดระบบใหม่ขึ้น นั่นก็คือ จะต้องระบุ
ส่วนประกอบ องค์ประกอบ และความสัมพันธ์ขององค์ประกอบทั้งหลาย หน้าที่ปฏิสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบภายในระบบกับองค์ประกอบภายนอก การจัดเรียงองค์ประกอบ ทรัพยากรที่ต้องใช้ กลุ่มเป้าหมายผู้ใช้ระบบ ภารกิจที่ต้องการ และผลผลิตหรือบริการที่จะเสนอแก่กลุ่มเป้าหมาย
ผู้วิเคราะห์มีกิจกรรมที่จะต้องวิเคราะห์ ปณิธาน (mission) หรือเจตนาการดำเนินที่จะนำไปสู่การกำหนดจุดมุ่งหมาย วัตถุประสงค์+เป้าหมาย ซึ่งจะมีผลไปสู่การกำหนดหน้าที่ ภารกิจ เครื่องมือ และวิธีการ การควบคุม และการประเมิน
สังเคราะห์ระบบ (Systems synthesis)
เป็นการนำข้อมูลที่ได้มาใช้ในการสร้างระบบใหม่ โดยการกำหนดองค์ประกอบ ความสัมพันธ์ ทิศทาง และลำดับขั้นตอนของระบบใหม่
สร้างแบบจำลองแบบระบบ (systems modelling)
เป็นขั้นการสื่อสารระบบที่สร้างขึ้นใหม่เพื่อง่ายต่อการนำไปใช้ โดยการเขียนแบบจำลองแบบต่างๆ คือ 1) แบบรูปภาพหรือหุ่นจำลองของจริง (iconic models)
2) แบบจำลองเปรียบเทียบ (analyzers models)
3) แบบจำลองสัญลักษณ์ (symbolic models) เช่น สัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์
4) แบบจำลองแนวคิด (conceptual models) ได้แก่ ที่แทนด้วยแผนภูมิ แผนภาพ
แบบจำลองระบบจะช่วยอธิบายขั้นตอนสำคัญของระบบ ช่วยในการสื่อสารให้ทราบขั้นตอนและการควบคุมและทำนายได้ว่า จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อได้ดำเนินไปตามระบบ
ทดสอบระบบ (systems tryout)
เพื่อพัฒนาระบบมาถึงขั้นแสดงออกมาในรูปของแบบจำลองแล้ว เป็นต้น แบบระบบใหม่ แต่ยังประกันไม่ได้ว่า ระบบที่พัฒนาขึ้นนั้นจะทำงานได้ตามวัตถุประสงค์จึงจำเป็นต้องเอาไปทดสอบระบบในสถานการณ์จำลอง (systems simulation)
